GDPR - Popis a nastavení modulu

Co je to GDPR a proč vzniklo je popsáno zde v článku.

Velice zjednodušeně řečeno, je od května roku 2018 povinností každé firmy informovat spotřebitele jak se zpracovávají jejich osobní údaje.

Realitní software Poski REAL má možnosti nastavení GDPR formou hlídání kontaktů směrem ke klientům. Pokud je GDPR nastaveno, tak software Vás automaticky upozorňuje, kdy by se měl kontakt smazat (anonymizovat) a také takto kontakty maže a hlídá.

100 % funkcionalitu GDPR nastavení (bez právní garance) získáte pouze tehdy, pokud je software Poski REAL plně napojený na webové stránky (webové stránky tedy vyrábí Poski.com).

Níže v modulu je možné si nastavit několik funkcí týkající se GDPR, zde je popisujeme.
 

GDPR šablony:

• Tvorba šablon – slouží k vytvoření emailových šablon, které odesílá software vždy pokud zákazník vyplní kontaktní údaje na webu a nebo přímo ze systému na vyplněný email zákazníka. Vždy dohlížejte i na správné zadávání emailových adres, jinak nebude zaručena 100% funkcionalita. POZOR – aktivní je vždy pouze jedna šablona daného tématu, ale protože je možné šablony v čase měnit a u šablon je možné už možné evidovat určitý počet souhlasů nebo informačních povinností, neměli by se mazat pro potřeby archivace. V šabloně se nastavují tyto údaje:
  • Název šablony – (pro interní účely)
  • Typ šablony
    • Aktivní souhlas
    • Informační povinnost
  • Kategorie (nastavení zprávy ze softwaru nebo z webu)
    • Systémová
    • Pro webové formuláře
  • Počet dní anonymizace – počet dní, po kterých software přesune kontakty do archívu nebo je smaže
  • Předmět – vlastní předmět emailové šablony
  • Text zprávy – vlastní předmět emailu
    • Přehled šablon – vizuální zobrazení všech vytvořených emailových šablon, včetně přehledové tabulky typu a datumu anonymizace. Důležité zobrazení v přehledu výpisu - sloupce:
  • Aktivní – vizuální zobrazení jestli je šablona aktivní (posílá se na kontakty zájemcům) nebo neaktivní.
  • Počet odeslání – zobrazuje počet odeslání šablony emailu. Při kliku na číslovku se zobrazí přehled vše odeslaných.
  • Anonymizace - počet dní, po kterých bude systém automaticky anonymizovat kontakty v adresáři
  • Datum vytvoření – datum vytvoření emailové šablony

Žádost, souhlasy, nesouhlasy:

• Nová žádost – funkce, která slouží k odeslání GDPR dokumentů příjemcům v adresáři. Stejná funkce je takto připravená také v modulu adresář, ze kterého jde samozřejmě žádosti odesílat také.
• Přehled souhlasů, nesouhlasů a žádostí - přehledný výpis všech souhlasů a nesouhlasů, které jsou v systému evidovány bez začlenění. Přehled je také evidován u jednotlivých kontaktů v adresáři.

Další nastavení GDPR:
Nastavením níže můžete upravit rychle základní procesy týkající se GDPR v softwaru.

• Počet dní anonymizace klienta nebo zájemce v adresáři bez GDPR
  • Pokud je vytvořený zájemce v modulu adresář a není mu odeslán žádný GDPR dokument (informační povinnost nebo aktivní souhlas) podle kterého je zájemce anonymizován, řídí se software tímto nastavením. Tedy například 720 dní = zájemce bude anonymizován za tuto dobu automaticky systémem. Doporučujeme nastavit maximálně 5 let.
• Výchozí nastavení GDPR
  • Nastavením určíte, jaká možnost odeslání GDPR dokumentace bude preferovaná v softwaru jako výchozí. Informační povinnost – zájemcům a klientům bude odesílaná pouze informační povinnost po výběru při zadávání nebo editace karty klienta v adresáři, nemůže být vybrán souhlas. Informační povinnost i aktivní souhlas – u výše uvedeného získáte možnost výběru jaký dokument, máte zájem odeslat. Doporučení – nastavujte pouze informační povinnost.
• Výchozí nastavení šablony GDPR
  • Nastavením určíte jaký dokument GDPR bude jako výchozí i nastavení nového klienta nebo zájemce. Jedná se pouze o nastavení u vytváření nového klienta nebo zájemce, nikoli při následné editaci. Na výběr je vždy od možnosti neuváděno (vždy bude nutné vybrat dokument z roletky) až po výběr ze všech aktivních emailových šablon.
• Podmínky pro přidání kontaktu do newsletteru
  • Nastavením dojde k vybrání podmínky, za kterých bude kontakt na zájemce nebo klienta v adresáři přidáván do seznamu pro odeslání newsletterů. Bez podmínky tedy například znamená, že se kontakty do seznamu přidají vždy. Aspoň informační povinnost znamená, že se do seznamu začlení pouze ty kontakty, co mají odeslanou informační povinnost a tedy nějak řeší GDPR.