Přehled šablon

 

GENEROVÁNÍ SMLUV A ELEKTRONICKÉ PODEPISOVÁNÍ

           Jsme moc rádi, že realitní software Poski REAL Vám umožní také funkcionalitu elektronického podepisování smluvních dokumentů. Realitní software umí nejen smlouvy elektronicky podepsat, ale také je pro podepsání z uložených dat připravit Jedná se ale o složitější práci se systémem a proto je nutné si vše pečlivě nastudovat a proces se naučit.  V tomto návodu níže se zaměříme na následující:

• Příprava smluvních podkladů k  budoucímu generování smluv

• Jak si smlouvu v systému vygenerovat a připravit k podpisu + nahrání smlouvy vložené do systému mimo generátor smluv

• Proces kontroly smlouvy a revize smlouvy ze strany klienta

• Vlastní podepisování s klientem na místě a vzdáleně

• Archivace a schválení smluvních dokumentů

 

1. Příprava smluvních podkladů v systému

              Realitní software má zadaných cca 80 % informací, díky následné inzerci na realitních serverech,  které jsou nutné k vygenerování smlouvy. Aby systém ale mohl generovat smlouvy je nutné zadat smlouvy dané RK do systému, označit proměnné (napríklad adresa, provize), které se mají ze systému generovat a připravit si tak své smlouvy pro následné generování ze softwaru automaticky.

                Smlouvy je možné uložit pro budoucí generování ve dvou formátech:

• Nahrání smlouvy do systému ve wordu, díky kterému bude možná následná plná editace smlouvy (uživatelé systému mohou smlouvu měnit celou) s označením proměnných, které bude software do smlouvy vyplňovat automaticky.

• Nebo nahrání smlouvy ve formě PDF, díky kterému nebude možná plná editace polí, ale pouze vybraných polí, které makléř za normálních okolností vyplňuje.

              Nahrání dokumentů pro potřeby generování se provádí v konfiguraci systému, kde je nutné provést základní nastavení. Nebo je nutné si v přehledu smlouvy kliknout na přehled šablon a další přidat.

 

Cesta přes nastavení:

 Menu - Konfigurace - Nastavení systému - Šablony tiskové sestavy, emaily -  Šablony smluv.

obr. Cesta nastavení smluv

 

Následně je nutné nahrát si danou smlouvu do systému pro další úpravu a editaci.  Kliknutím na plusko v pravém horním rohu. Protože je možné vytvořit několik druhů smluv, je nutné pro nahrání vybrat tu správnou formu.

 

obr. Nahrání smlouvy do systému

 

             Smlouvu lze po nahrání také klonovat mazat a zatřídit ji do správné viditelnosti. Tedy například, že smlouva bude viditelná pouze dané skupině nebo, že se jedná o smlouvu osobní viditelnou pouze přihlášenému uživateli. Po vytvoření kategorie, do které bude smlouva zařazená je nutné překopírováním nahrát danou smlouvu a následně označit položky, které se mají generovat ze systému a budou se tedy doplňovat při vlastní tvorbě smlouvy. Editování proměnných se provádí tak, že se na místo, kde se má proměnná z uložených dat proposat klikne značkou %, vybere se daná proměnná z číselníku a dooznačí se rovněž značkou %. Jedná se vlastně o jakési uvozovky, do kterých se vybraná proměnná vloží.