Editace smluv

GENEROVÁNÍ SMLUV A ELEKTRONICKÉ PODEPISOVÁNÍ

           Jsme moc rádi, že realitní software Poski REAL Vám umožní také funkcionalitu elektronického podepisování smluvních dokumentů. Realitní software umí nejen smlouvy elektronicky podepsat, ale také je pro podepsání z uložených dat připravit Jedná se ale o složitější práci se systémem a proto je nutné si vše pečlivě nastudovat a proces se naučit.  V tomto návodu níže se zaměříme na následující:

• Příprava smluvních podkladů k  budoucímu generování smluv

• Jak si smlouvu v systému vygenerovat a připravit k podpisu + nahrání smlouvy vložené do systému mimo generátor smluv

• Proces kontroly smlouvy a revize smlouvy ze strany klienta

• Vlastní podepisování s klientem na místě a vzdáleně

• Archivace a schválení smluvních dokumentů

 

Příprava smluvních podkladů v systému

              Realitní software má zadaných cca 80 % informací, díky následné inzerci na realitních serverech,  které jsou nutné k vygenerování smlouvy. Aby systém ale mohl generovat smlouvy je nutné zadat smlouvy dané RK do systému, označit proměnné (napríklad adresa, provize), které se mají ze systému generovat a připravit si tak své smlouvy pro následné generování ze softwaru automaticky.

                Smlouvy je možné uložit pro budoucí generování ve dvou formátech:

• Nahrání smlouvy do systému ve wordu, díky kterému bude možná následná plná editace smlouvy (uživatelé systému mohou smlouvu měnit celou) s označením proměnných, které bude software do smlouvy vyplňovat automaticky.

• Nebo nahrání smlouvy ve formě PDF, díky kterému nebude možná plná editace polí, ale pouze vybraných polí, které makléř za normálních okolností vyplňuje.

              Nahrání dokumentů pro potřeby generování se provádí v konfiguraci systému, kde je nutné provést základní nastavení. Nebo je nutné si v přehledu smlouvy kliknout na přehled šablon a další přidat.

 

Cesta přes nastavení:

 Menu - Konfigurace - Nastavení systému - Šablony tiskové sestavy, emaily -  Šablony smluv.

obr. Cesta nastavení smluv

 

Následně je nutné nahrát si danou smlouvu do systému pro další úpravu a editaci.  Kliknutím na plusko v pravém horním rohu. Protože je možné vytvořit několik druhů smluv, je nutné pro nahrání vybrat tu správnou formu.

 

obr. Nahrání smlouvy do systému

 

             Smlouvu lze po nahrání také klonovat mazat a zatřídit ji do správné viditelnosti. Tedy například, že smlouva bude viditelná pouze dané skupině nebo, že se jedná o smlouvu osobní viditelnou pouze přihlášenému uživateli. Po vytvoření kategorie, do které bude smlouva zařazená je nutné překopírováním nahrát danou smlouvu a následně označit položky, které se mají generovat ze systému a budou se tedy doplňovat při vlastní tvorbě smlouvy. Editování proměnných se provádí tak, že se na místo, kde se má proměnná z uložených dat proposat klikne značkou %, vybere se daná proměnná z číselníku a dooznačí se rovněž značkou %. Jedná se vlastně o jakési uvozovky, do kterých se vybraná proměnná vloží.

 

 

1. Vytvoření PDF FORMULÁŘE

Pro vytvoření je nutné mít aktivní plnou verzi Adobe Acrobat, pro umožnění celé editace. Otevřeme si Adobe Acrobat. Vybereme “Soubor” -> “Otevřít” a vybereme PDF soubor, ze kterého chceme vytvořit PDF formulář. Následně z pravé lišty vybereme “Vytvořit Formulář” nebo přejdeme přes “nástroje” -> “vytvořit formulář” .

 

 

 

       Následně pokračujeme se stávajícím souborem nebo můžeme vybrat jiný soubor a klikneme na spustit.

obr. Spustit tvorbu PDF formuláře

 

Acrobat se pokusí nám sám vytvořit pole pro zadávání. Kde pole nejsou, tak je přes nástroje (viz obrázek) přidáme. A kde je nechceme, tak je označíme a smažeme.

obr. Odstranění pole

Postupně si přidáme pole, kde je potřebujeme a při tom už si pole pojmenujeme. Změna názvu pole a velikosti písmen a další editace se dělá dvojklikem na dané pole. Následně si ve vlastnostech upravíme toto pole jak potřebujeme.

obr. změna názvu, editace

Místo pro podpis a datum podpisu nemusíte nastavovat -> přidávají se pole při podepisování smlouvy.

 

Nastavíme si celý formulář tak, jak potřebujeme  (viz obrázek) a uložíme si ho.

obr. Nastavený formulář

Přejdeme do Poski REAL a v menu vybereme smlouvy -> přehled šablon.

V pravém horním rohu vybereme +   a následně vybereme požadovaný typ ( v závorce musí být PDF FORMS ).

obr. Vytvoření šablony

 

Následně si můžeme  změnit název, viditelnost, atd. Přetáhneme náš PDF soubor nebo klikneme na pole a vybereme soubor z disku.

Po nahrání souboru klikneme na KONFIGURACE.

obr. Konfigurace

U každého pole klineme a vybereme odpovídající konfigurátor ( viz obrázek )

   obr. Editace pole

      Po nastavení všech polí (check boxy se nenastavují ) klikneme úplně dole na tlačítko zpět. Poté klikneme na tlačítko uložit. Smlouva je nyní nastavená na propisování z nabídky do určených polí formuláře. Doporučujeme si zkontrolovat, že jste si nastavily správné konfigurátory.