Nová smlouva

GENEROVÁNÍ SMLUV A ELEKTRONICKÉ PODEPISOVÁNÍ

           Jsme moc rádi, že realitní software Poski REAL Vám umožní také funkcionalitu elektronického podepisování smluvních dokumentů. Realitní software umí nejen smlouvy elektronicky podepsat, ale také je pro podepsání z uložených dat připravit Jedná se ale o složitější práci se systémem a proto je nutné si vše pečlivě nastudovat a proces se naučit.  V tomto návodu níže se zaměříme na následující:
Příprava smluvních podkladů k  budoucímu generování smluv

• Jak si smlouvu v systému vygenerovat a připravit k podpisu + nahrání smlouvy vložené do systému mimo generátor smluv
• Proces kontroly smlouvy a revize smlouvy ze strany klienta
• Vlastní podepisování s klientem na místě a vzdáleně

• Archivace a schválení smluvních dokumentů

Vygenerování zprostředkovatelské smlouvy (ZS)

Ze systému je možné generovat několik různých typů smluv a dokumentů. Smlouva zprostředkovatelská, která je v systému pro generování jako hlavní,  ale změnila také pracovní postupy zadávání zakázek do systému. Vychází se z předpokladu, že jako první než se nabídka připraví pro inzerci, je nutné podepsat právě zprostředkovatelskou smlouvu.

Proto je v případě zadávání nabídky v systému mezikrok, který určí jak se má nabídka zadávat. Jestli v kompletní podobě pro inzerci nebo ve zrychlené podobě, kde se vyplňují základní údaje pro vytvoření smlouvy.

                                     obr. Zrychlené zadávání nabídky

Po vybrání zrychleného zadání se zakázka zadává pouze ve dvou krocích v nebežnějších parametrech. Tyto údaje se propisují do následně vygenerované smlouvy. Po zadání všech údajů, je možné kliknutím na tlačítko vytvořit smlouvu, nebo koncept uložit.

                                          obr. Uložení nabídky pro potřeby vytvoření smlouvy

Po uložení smlouvy dochází k tomu, že je nutné vybrat Vámi preferovaný formát smlouvy pro další práci. Pokud tedy je v systému už navolená v konfiguraci smlouva ve wordu nebo v pdf, mohu si vybrat jaký typ dokumentu mám následně tvořit pro vlastní podepsání.

                                                              obr. Výběr šablony pro generování smlouvy

Smlouvy zprostředkovatelské  lze vygenerovat ze systému vždy, nikoli jen zrychlením zadávání nabídky. V akcích nabídky je zakomponovaná nová akce smlouvy, která umožní také kdykoli připravit smlouvy k podpisu, tedy například i v momentě, kdy  je nabídka už připravená pro inzerci.

           obr. Příprava smlouvy z akcí nabídky

 

 

Vlastní tvorba smlouvy

Po výběru preferovaného formátu smlouvy dochází k vlastní kompletaci smlouvy k podepsání.  Je nutné překontrolovat proměnné, které jsou připravené k propsání do smlouvy a případně je také upravit kliknutím na ikonu propisovací tužky na obrázku níže.  V tomto pohledu se také doplňují všechny proměnné, které realitní software nezná (nemá k doplnění), ale jsou nutné k doplnění pro potřeby smlouvy. Tyto položky lze zapsat do připravených polí.

 
                                                obr. Editace proměnných při generování smlouvy

Po doplnění proměnných pro smlouvu, kliknutím na další krok dojde k vlastnímu vygenerování smlouvy připravené k podepsání. Zde záleží jaký typ smlouvy byl pro doplnění vybrán. Pokud PDF formulář, mohu si smlouvu zkontrolovat a mohu také v náhledu dodatečně upravit hodnoty jednotlivých polí. Pokud je navolená smlouva ve Wordu, vyplní se mi po vygenerování smlouvy všechny proměnné a mohu navíc jako uživatel doplnit vše potřebné do smlouvy. Tedy přidávat celé odstavce textů, doplňovat parametry. Podobně, jako kdyby docházelo k úpravě dokumentu ve wordu. Položky ve smlouvě označené podbarvením jsou vyplněné proměnné z hodnot zadaných do softwaru v minulých krocích. Po doplnění smlouvy je nutné smlouvu uložit kliknutím na patřičné tlačítko. 

      obr. Editace smlouvy ve Wordu

Editovatelné PDF formuláře doporučujeme pro práci a generování smluv. Není možné měnit celý charakter smlouvy, ale pouze předem navolené proměnné. Snižuje se tak chybovost realitních makléřů, kteří vyplňují předem připravená pole. Připravili jsme pro Vás i několik vzorových smluvních dokumentů, které od naší společnosti máte zcela zdarma. Naše společnost ale nepřebírá záruky za správnost dokumentů nutných pro Vaše podnikání.

                                                           obr. Ukázka editovatelné PDF smlouvy