Emaily

• Správa (přehled) schránek

  Správa emailových schránek je možná pouze tehdy, pokud službu emailových schránek využíváte od naší společnosti, máte zřízený webhosting. Jestliže není tato služba aktivní, nelze emaily evidovat ani zakládat skrz systém.

  Přehled schránek slouží k vizuální kontrole všech založených emailů. Administrátor, nebo jiná úroveň přístupů k tomu určená, může kontrolovat, mazat a zakládat nové emailové schránky pro jednotlivé uživatele.

  V přehledu je možné zobrazit následující informace o emailové schránce:

  • Email a jméno daného uživatele emailové schránky
  • Obsazenost vybrané emailové schránky, maximální výše obsazenosti se liší v závislosti na využívané verzi systému
  • Datum založení emailové schránky
  • Doplňující informace – například informaci, zda-li schránka má aktivní přesměrování, nastavenou automatickou odpověď a další

  Tip: Máte-li zájem snížit kapacitu emailových schránek, využívejte pravidelné promazávání schránky a poštovního klienta (například Outlook), nikoli službu webmailu.

  Potřebujete-li založit novou emailovou schránku a disponujete patřičným oprávněním, klikněte v levém menu na nový email, nebo na ikonu v horní navigační liště.

  Mazání emailové schránky lze provést kliknutím na ikonu další akce a klikem na tlačítko odstranit.

  POZOR: V případě, že provedete smazání emailové schránky, dojde ke smazání kompletního obsahu mazaného emailu. Doporučujeme před komplexním mazáním využívat nějakou dobu přesměrování na existující schránku.

• Nový email

  Slouží pro založení nové emailové schránky. Celý proces založení je jednoduchý. Při zakládání je možné také vytvořit automatickou odpověď v nepřítomnosti.

  Založení emailu, popis polí:

  • Email – název e-mailové schránky
  • Heslo – z důvodů bezpečnosti je nutný minimální počet 10 znaků s minimálně jednou číslicí a minimálně jedním písmenem. Kvalita hesla je označená vizuálně sílou hesla.
  • Makléř - vlastník emailové schránky
  • Správci – uživatelé, kteří mají možnost editovat emailovou schránku. Doporučujeme, nastavit alespoň jednoho ověřeného správce u začínajících makléřů.
  • Přeposílat emaily – emailové schránky do kterých budou přeposílány doručené zprávy (například soukromé emaily)
  • Aliasy - alternativní e-mailové adresy pro tuto schránku. Pokud chcete mít více adres, ale potřebujete, aby všechny zprávy přicházely do jedné schránky.

  Po vyplnění všech údajů lze poslat přístupy do emailové schránky, kterou si vyberete. Tedy nejčastěji na soukromý email novému uživateli.

  Automatická odpověď:

  Slouží k vytváření automatické odpovědi uživatele v jeho nepřítomnosti. Vytváření je jednoduché:

  • V první řadě je nutné vybrat datum od kdy – do kdy má být automatická odpověď aktivní
  • Vyberte ze šablony vzor automatické odpovědi, případně vytvořte vlastní obsah zprávy
  • Pokud je požadováno příchozí email přeposlat na jinou schránku vyplňte do pole daný email

  Vypínání odpovědi se provádí automaticky. Ve výše zvolené datum se tedy zastaví odesílání odpovědi.

• Email

  Vytvořenou emailovou schránku lze využívat mnoha způsoby. Kromě dnes stále více využívaných emailových služeb v mobilních telefonech, je nejčastější způsob využívání "poštovního klienta" nebo "webmailu". Jaký je mezi přístupy rozdíl?

  • Webmail – jedná se o webový poštovní program, který je součástí vašeho webhostingu. Hlavní výhodou je možnost práce s webmailem kdekoli s užitím internetového prohlížeče. Nevýhodou je velikost emailové schránky, která je omezená a je vhodné emaily promazávat. Naše společnost využívá emaily od společnosti VS Hosting s.r.o. v programu Roundcube.
  • Poštovní klient – je počítačový program, který je přímo určen k odesílání a přijímání elektronické pošty, tedy emailů. Poštu nejčastěji ukládá na lokální disk počítače a tím je tedy kapacita schránky mnohem větší. Se serverem komunikuje pomocí protokolů, nejznámější jsou protokoly POP3 a IMAP. Naše společnost doporučuje využívat dva nejrozšířenější poštovní klienty a to Outlook a Thunderbird.

  Tip: Používáte-li protokol IMAP je možné využívat poštovního klienta a webmail dohromady. Emaily se mezi systémy sdílí. Například ve webmailu dojde ke smazání a tento úkol se objeví také v poštovním klientovi.

  POZOR: Emailová služba je součástí webhostingu a je ZDARMA. Může tedy vykazovat určitě nesrovnalosti a ne zcela korektní postupování například v oblasti řešení Spamů. Ke 100 % funkcionalitě emailových schránek jsou nutné placené emailové služby. Naše společnost doporučuje například Google, či naší emailovou službu Cloud Email. Obě jsou placené cca 4 eury za jednu emailovou schránku měsíčně.

  Na základě výše uvedeného postupu si zvolte způsob, který je pro Vás nejlepší pro využívání e-mailové schránky.

  Roundcube: jedná se o odkaz do webového rozhraní e-mailové schránky.

  • Výhody tohoto řešení jsou, že je dostupné na jakémkoliv počítači protože lze spustit v prohlížeči. 
  • Nevýhody jsou, že pro práci s e-maily musíte být připojeni k internetu.

  Thunderbird: jedná se o návod jak nastavit e-maily do programu Thunderbird (program pro správu e-mailových schránek společnosti Mozilla).

  • Výhodou tohoto řešení je, že zprávy se stahují k Vám do počítače a je možné se staženými e-maily pracovat i bez připojení k internetu.
  • Nevýhodou může být to, že je program nainstalovaný na vašem počítači a pokud nemáte zrovna svůj počítač k dispozici pak nemáte ani Thunderbird. Nicméně Vám nic nebrání na jiných počítačích využívat Roundcube.

  Outlook: jedná se o návod jak nastavit e-maily do programu Outlook (program pro správu e-mailových schránek společnosti Microsoft). Funguje obdobně jako Thunderbird.